Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger juni 2023. Alfa Eiendom AS omfattes av åpenhetsloven og vi plikter å redegjøre for våre aktsomhetsvurderinger.
Alfa Eiendom AS er en erfaren eiendomsutvikler i Vestfold og Telemark. Vi er en av de ledende aktørene på utvikling, utleie og forvaltning av eiendommer i vår region. Alfa Eiendom AS ble etablert i 1993, og består av flere heleide og deleide datterselskap.
Alfa Eiendom AS omfattes av åpenhetsloven og vi plikter å redegjøre for våre aktsomhetsvurderinger.
Våre leverandører varierer i størrelse, fra mellomstore nasjonale selskaper til mindre lokale leverandører.
Alfa Eiendom er bevisst på ansvaret det medfører å kjøpe inn varer og tjenester, og jobber for å være en seriøs og ansvarlig aktør. Vi tar en tydelig rolle og stiller krav til alle involverte i en innkjøpsprosess. Alfa Eiendom respekterer og støtter grunnleggende menneskerettigheter, slik det er beskrevet i internasjonale konvensjoner og norske lover.
Alfa Eiendom har forankret alle aspekter ved åpenhetsloven i daglig ledelse og styre. Alfa Eiendom skal være en pådriver for etterlevelse av menneskerettighetene. Dette gjelder blant annet Policy for diskriminering og trakassering og våre Etiske retningslinjer, med tilhørende internt varslingssystem. Vi jobber kontinuerlig med å kvalitetssikre og forankre dette i Alfa Eiendom.
Vi tar våre forpliktelser på alvor, og ønsker å bidra til ansvarliggjøring innenfor vår bransje, eiendom, bygg og anlegg. Dette ved å ha gode rutiner på anskaffelser og kontraktsgjennomgåelser, samt å utvikle tiltak i samarbeid med leverandører og samarbeidspartnere. Alt for å sikre respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vi jobber også mot sosial dumping, og bransjen har rutiner for å sikre at dette ikke skjer.
Alfa Eiendom har noen fokusområder hvor vi mener vi kan ha en påvirkning:
Beskrivelse av Tavler som system og støtte for aktsomhetsvurderinger
I vårt arbeid med åpenhetsloven og aktsomhetsvurderingsprosess benytter vi oss av Tavler AS sin digitale løsning og tjenester. Tavler AS er spesialister på oppfølging av etiske, sosiale og miljømessige krav i leverandørkjeden.
Alfa Eiendom gjør en årlig informasjonsinnsamling fra leverandører i form av egenrapportering. Spørsmålene i egenrapporteringen dekker kravene i FNs Global Compact, leverandørenes kjedeinnsikt og oppfølgingspraksis, i tillegg til deres vurdering av risiko knyttet til brudd på etiske retningslinjer i de aktuelle produksjonsland.
Kartlegging av leverandører
Årlig samler vi inn informasjon fra våre leverandører ved hjelp av Tavler sin programvare. Leverandørene er valgt ut fra Alfa Eiendom sin omsetning hos den enkelte leverandør, samt en vurdering av risiko i forhold til produkt og bransje. Egenrapporteringen er basert på UN Global Compact og OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv og er i tråd med prosessen for aktsomhetsvurderinger som kreves i åpenhetsloven.
Egenrapporteringen inkluderer følgende temaer:
Datainnsamlingen gir grunnlag for å vurdere om det er etablert god praksis for å overholde åpenhetsloven, lov om offentlige anskaffelser § 5 og virksomhetens egne kontrakts bestemmelser. Kartleggingen gjelder direkteleverandører og produsent/produksjonssted, og henter opplysninger om deres rutiner og prosedyrer for å følge opp hele leverandørkjeden.
Informasjon knyttet til risiko i produksjonsland er basert på flere kilder, blant annet ITUC (The International Trade Union Confederation) om arbeidsrettigheter og Transparency International (korrupsjonsindeks).
Videre kartlegges forhold rundt arbeidsrettigheter, anti-korrupsjon og hvorvidt leverandørene selv har gjennomført egenrapportering, forbedringsprosjekter og/eller inspeksjoner på produksjonssted. Det blir også kartlagt om leverandørene har etablerte rutiner for blant annet kvalitet, helse og sikkerhet, miljø og samfunnsansvar.
Våre leverandører skal levere varer og tjenester som er produsert i samsvar med våre etiske retningslinjer. De er også pålagt å kommunisere og følge opp retningslinjene med sine underleverandører.
Dersom egenrapporteringen eller andre indikatorer gir signaler om avvik blir disse fulgt opp med leverandøren det gjelder. Formålet er å kunne forebygge og redusere negative konsekvenser i samarbeid med leverandøren og øvrige aktører i leverandørkjeden.
Åpenhetsloven slår fast at alle virksomheter som er omfattet av loven skal gjennomføre aksomhetsvurderinger. Alfa Eiendom har definert hvem vi regner som våre samarbeidspartnere, og er i prosess med å gjennomføre aksomhetsvurderinger av forretningspartnerne, hvor risiko blir vurdert. For fremtiden vil disse vurderingene bli en del av årlig risikovurdering.
Det fokuseres i første omgang på de områdene der vi er en større kunde, og der leverandøren er innenfor en tradisjonelt sett utsatt bransje. Våre største leverandører er innenfor fag som vaktmestertjenester, renhold, totalentreprenører, byggmestere og it og teknologi. Leverandører innenfor tekniske fag, it og teknologi, og renhold vurderes særlig utsatt. Disse leverandørene vurderes som særlig utsatt som følge av at vi er usikre på arbeidsforhold i forhold til menneskerettigheter og arbeidsmiljø. Det etterspørres informasjon for hvordan disse håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser i forhold til Åpenhetsloven.
Risikoprofil hos våre leverandører per 1. juni 2023:
Faktiske negative konsekvenser og risiko for negative konsekvenser blir avdekket gjennom rapporteringen i aktsomhetsvuderingene.
Iverksatte tiltak:
I forbindelse med vår kartlegging i Tavler sendes det ut påminnelser om tiltak til våre leverandører basert på innlevert egenvurdering; bl.a etablering av interne etiske retningslinjer, etiske retningslinjer for leverandører, miljøsystemer, rutiner for leverandøroppfølging, system for risikovurdering av nye leverandører, varslingsprosedyrer, oversikt over produsentland.
Planlagte tiltak:
Tiltak koordineres opp mot rapporteringen fra kartleggingen Alfa Eiendom har gjennomført. Via kartleggingen har Alfa Eiendom tilgang til å legge opp rutiner for å varsle de risikoutsatte leverandørene om å jobbe innen de enkelte områder som ikke er tilfredsstillende. Dette gjennomføres regelmessig for å sikre forbedring.
Alfa Eiendoms etiske retningslinjer (Code of Conduct) implementeres i avtalene med våre leverandører og underentreprenører, for å sikre at våre forpliktelser overholdes videre i kontraktskjeden.
Publisering:
Forespørsler knyttet til Alfa Eiendom sitt arbeid med aksomhetsvurderinger jf. Åpenhetsloven, kan sendes til post@alfaeiendom.no
Merk gjerne e-posten med Åpenhetsloven.
